La espiral de la Mejora Continua o PDCA.
El ciclo de Deming o PDCA, es también conocido como la espiral de la Mejora Continua. Esta metodología fue desarrollada por el americano W. Edwards Deming y consiste en una secuencia lógica de cuatro pasos para la mejora y el aprendizaje continuo, que podríamos asimilar a una rueda que gira y no se detiene nunca en busca de la perfección.
El ciclo de Demig, en lo sucesivo PDCA, es el pilar metodológico del
Kaizen puesto que señala la forma óptima de abordar los proyectos de mejora.
Las cuatro etapas del PDCA son: Plan (Planificación), Do (Ejecución), Check (Revisión), Act (Ajuste).
PLAN
La primera etapa del PDCA corresponde al análisis del proceso en estudio determinando qué cambios pueden mejorarlo, en qué forma y quién los llevará a cabo. Para lograrlo es conveniente trabajar con un modelo de 4 fases.
1. Definir el proyecto. Definir claramente el proyecto y el problema que pretende resolver.
2. Definir el objetivo/os. Fijar y clarificar el alcance del proyecto. En esta fase han de establecerse los indicadores o métricas que posteriormente nos permitan evaluar el estado del sistema de manera cuantitativa.
3. Recopilar los datos. Recopilar los datos actuales del sistema de modo que conozcamos en profundidad la situación de partida del sistema al comenzar el proyecto. Esto es fundamental si queremos conocer el progreso de las acciones y su efecto sobre el sistema.
4. Elaborar el diagnóstico. Ordenar y analizar los datos de forma que podamos establecer las acciones necesarias para llevar al sistema al estado deseado.
En este momento no sólo determinaremos las acciones sino también los responsables y el timing de dichas acciones. Todo ello debe integrarse dentro de un Plan de Acción.
DO
En esta etapa de ejecución es cuando debe ponerse en marcha la acción o acciones determinadas anteriormente en el Plan de Acción.
CHECK
Si asumimos que aquello que no se puede medir no se puede gestionar, es fácil entender que una vez puesto en marcha el Plan de Acción se ha de realizar una labor de monitorización constante de los indicadores definidos en la fase de Planificación. De esta forma podremos observar si las acciones adoptadas van en la línea de mejorar el proceso sobre el que trabajamos, en caso contrario podremos abortar las acciones que estén en marcha y saltar a la fase 4.
ACT
En la etapa de Ajuste del ciclo se deben estudiar los resultados desde la óptica del conocimiento generado e integrarlo dentro de la base de conocimiento explícito o know-how de la organización. De esta forma, las acciones derivadas del proyecto se incorporarán en cualquier otro proceso que pueda beneficiarse de las mismas.
En el supuesto de que la implementación del plan de mejora no fuera satisfactoria deberíamos volver a la etapa inicial o de Planificación y comenzar todo el proceso de nuevo; es decir, iniciar otra vuelta de mejora.
Esta técnica, por su simplicidad, es de aplicación en el ámbito profesional pero también puede utilizarse en cualquier otro ámbito donde tengamos que abordar un nuevo proyecto, sin olvidar que su potencia radica en el orden de ejecución de las etapas y en el rigor conque se apliquen las mismas.
La herramienta ideal para ejecutar esta metodología de forma práctica es el denominadoinforme A3.El nombre surge del tamaño de la hoja-A3- que se utiliza
Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:
El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de los siguientes.
No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información.
Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo imprescindible.
Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema. El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él. El análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo a realizar en equipo.
No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo. Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada.
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